Ausschreibung & RFPs ins Leere

Veröffentlich: Mai 04 , 2012
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In der letzten Woche bekam ich zwei Anfragen von internationalen Unternehmen mit der Bitte um Trainingsangebote inklusive Preisen. Beide Anfragen trieben mir die Zornesröte ins Gesicht. Wenn es nach mir ginge, müsste es ein Gesetz gegen Anfragen für Produkte und Dienstleistungen geben, die komplizierter sind als der Kauf von Büroklammern. Unternehmen tun sich keinen Gefallen, Berater für die Lösung eines Verhandlungsproblems in ein standardisiertes Procedere zu zwängen. Das ist zweifellos nicht die beste Vorgehensweise.

Anstatt mich weiter darüber zu ärgern ist es aber sinnvoller, denjenigen, die auf der Einkaufsseite für die Einholung von Angeboten verantwortlich sind, einige Ratschläge zu geben. Ratschläge, wie sie die Fehler, die ich über die vielen Jahre meiner Tätigkeit gesehen habe, vermeiden können. Hier sind meine Top Acht Verbesserungen für Ausschreinzngen und RFPs:

  1. Erzählen Sie uns mehr über das Problem oder den Bedarf, und weniger darüber, wie Sie wollen, dass wir es lösen. Wir wollen detailliert wissen, was Ihre Ziele sind, und welchen Output Sie erwarten, wenn unser Lösungsansatz greift. Wir wollen nicht wissen, dass Sie zum Beispiel eine gemischte Lösung mit E-Learning und face-to-face-Training in Gruppen von exakt 14 Personen wollen oder ein Training für nicht mehr als 16 Stunden mit einem Trainer. Wir sind die Spezialisten, deshalb sollten Sie uns nach unseren Ideen fragen. Bitte beschränken Sie nicht unsere Kreativität.
  2. Suchen Sie das persönliche Gespräch mit uns früh im Prozess. Wir haben viele Ideen, die Sie interessant finden werden, und nur der Austausch gibt uns die Möglichkeit, die Spezifika Ihres Unternehmens zu verstehen. Dann können wir unser Augenmerk auf die Lösungsansätze richten, die für Sie nützlich sind.
  3. Setzen Sie sich realistische Fristen. Eine Anfrage mit der Bitte um eine detaillierte Antwort innerhalb von zehn Tagen ist nicht ziel führend. Wenn wir uns einige ernsthafte Gedanken machen sollen, brauchen wir mindestens drei Wochen.
  4. Fragen Sie uns nicht nach den Kosten für ein Training, bevor Sie uns nicht die Gelegenheit gegeben haben, Ihre Situation detailliert zu analysieren. Erst wenn wir sicher sind, dass unsere Lösung Ihre Anforderungen erfüllt, können wir Ihnen einen seriösen Preis nennen.
  5. Verwenden Sie keine vorformatierten Antwortformulare. Sicher können Sie es sich so leichter machen, die Antworten zu vergleichen, aber das ist nur Bequemlichkeit von Ihrer Seite. Sie nehmen uns damit die Möglichkeit, zu vermitteln, was uns ausmacht. Sie nehmen uns die Möglichkeit, zu zeigen, welche Persönlichkeiten dahinter stehen. Das ist wichtig bei einer Beratungsleistung, die so von der Qualität der Person abhängt. Wir sehen so oft seitenweise Tabellenkalkulationsblätter mit Vorgaben wie „stellen Sie Ihre Lösung in 300 Zeichen dar“ oder drop-down-menüs mit undifferenzierten Auswahlmöglichkeiten. Sie erfahren viel mehr über uns, wenn uns die Art wählen lassen, uns zu präsentieren.
  6. Machen Sie das Angebotsprocedere nicht zu einem Hindernis-Parcours. Wenn Sie uns auffordern, Ihren oft sehr komplexen und teilweise zweifelhaften Geschäftsbedingungen zuzustimmen, bevor wir überhaupt unseren Lösungsansatz vorgestellt haben, seien Sie bitte nicht überrascht, wenn wir uns gegen eine Angebotsabgabe entscheiden.
  7. Überlegen Sie sich, was Sie wirklich über uns wissen müssen. Sicher müssen Sie unsere Erfolgsgeschichte kennen und ob wir finanziell gesund sind. Aber ich glaube nicht, dass Sie unsere Umsätze über die letzten 5 Jahre noch nach Regionen aufgeschlüsselt kennen müssen. Ich denke auch nicht, dass unser Organigramm oder unsere TOP-3-Wettbewerber wichtige Informationen für Sie darstellen.
  8. Halten Sie sich an Ihrem eigenen Zeitrahmen. Wenn wir die Frist für die Einreichung verpassen, sind wir außen vor. Haben Sie Ihre Fristen im Griff.

Wir gehen grundsätzlich davon aus, dass Sie uns anfragen, weil Sie der Meinung sind, dass wir Ihrer Organisation helfen können. Wir freuen uns über die Gelegenheit, zu reagieren und uns in einem sinnvollen Procedere zu präsentieren. Lassen Sie uns in einen effizienten Dialog einsteigen und nicht weiter in ein Horrorszenario, das leider die Regel ist.

 

Geschrieben von Stephen White


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